Office-2010-Tipp: AutoText und Schnellbausteine - die neuen Word 2010-Funktionen nutzen
In geschäftlichen wie privaten Briefen werden immer wieder die selben Inhalte benötigt, ob als Grußformeln, Einleitungsfloskeln oder andere Textelemente. Bei oft genutzten und komplexen Dokumentarten lohnt sich dazu das Erstellen von Dokumentvorlagen. Werden hingegen kürzere Formulierungen oder oft wiederkehrende Textabschnitte benötigt, eignen sich dazu Textbausteine besser. Word 2010 bietet hier einige neue Funktionen, mit denen Sie fertigt formatierte Elemente in das Dokument einbauen können.
AutoText gab es auch schon in früheren Word-Versionen. Anders als der Name vermuten lässt, können Sie damit nicht nur Text, sondern beliebige Elemente, wie Bilder oder Tabellen in ein Dokument einfügen. Im Word 2010 hat Microsoft das AutoText-Konzept aber erweitert. Mit Schnellbausteinen lassen sich wiederverwendbare Elemente besser organisieren und eine Vorschau ermöglicht es Ihnen, passende Texte und Formatierungen schneller wiederzufinden.
So erstellen Sie einen neuen AutoText oder Schnellbaustein
1. Tippen Sie den gewünschten Text in ein Word-Dokument ein, beispielsweise eine häufig in Briefen verwendete Einleitung: „Wie bereits telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen.“ Sie können auch Grafiken, Textfelder oder Tabellen einsetzen, je nachdem, was Sie gerade benötigen. Markieren Sie den Text und alle Elemente, die Sie als AutoText verwenden wollen.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf Schnellbausteine. Hier gehen Sie jetzt entweder auf Autotext und Auswahl im Autotext-Katalog speichern (Tastenkombination: Alt + F3) oder auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. In beiden Fällen erscheint der Dialog Neuen Baustein erstellen. Der einzige Unterschied: Bei Autotexten gibt Word den Katalog AutoText vor und bei Schnellbausteinen Schnellbausteine. Außerdem werden AutoTexte in der globalen Dokumentvorlage Normal.dotm abgelegt, Schnellbausteine dagegen in der Dokumentvorlage Building Blocks.dotx.
3. Im Dialog Neuen Baustein erstellen geben Sie hinter Name eine Kurzbezeichnung für den Textbaustein ein. Hinter Katalog wählen Sie den gewünschten Eintrag aus, beispielsweise Schnellbausteine oder Textfelder, wenn es sich um ein Textfeld handelt. Sie können auch Benutzerdefiniert 1 oder Benutzerdefiniert Schnellbausteine verwenden. Das ermöglicht Ihnen später den schnellen Zugriff über eine Schaltfläche im Menüband. Hinter Kategorie wählen Sie eine der vorhandenen Kategorien aus, oder Sie legen über Neue Kategorie erstellen selbst eine an. Hinter Optionen bestimmen Sie, wie Word den Text beim Einfügen in das Dokument einbauen soll. Die klassische AutoText-Methode ist Nur Inhalte einfügen. Sie können aber auch Inhalt in eigenem Absatz einfügen oder Inhalt auf eigener Seite einfügen einstellen. Klicken Sie zum Abschluss auf „OK“.
So fügen Sie AutoText oder Schnellbausteine in ein Dokument ein
1. Es gibt zahlreiche Methoden AutoText oder Schnellbausteine in ein Dokument einzusetzen. Am einfachsten geht es mit der oben in Schritt 3 vergebenen Kurzbezeichnung. Tippen Sie diese ein, und drücken Sie einfach die Taste F3. 
2. Sie können auch auf die Registerkarte „Einfügen“ gehen und auf „Schnellbausteine“ klicken. Sie sehen dann die zuletzt erstellen Bausteine und können diese per Mausklick einfügen. Oder Sie gehen auf „Organizer für Bausteine“. In der Liste lassen sich die Einträge durch Klick auf die Spaltenüberschriften sortieren. Wenn Sie einen Baustein anklicken sehen Sie eine Vorschau und über die Schaltfläche „Einfügen“ setzen Sie den Inhalt in das Dokument ein.
3. Die Schnellbausteine erscheinen in Word auch in den verschiedenen Galerien und lassen mit einem Mausklick auf das Vorschaubild einfügen:
Registerkarte „Einfügen“: Deckblatt, Kopfzeile, Fußzeile, Textfeld, Schnellbausteine, Tabelle -> Schnelltabellen, Formeln
Registerkarte „Seitenlayout“: Wasserzeichen
Registerkarte „Verweise“: Inhaltsverzeichnis, Literaturverzeichnis
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Hallo,
in Word 2003 konnte man Autotext bzw. Schnellbausteine sehr einfach einfügen, indem man nach dem Tippen der ersten vier Buchstaben in einem Insert den Text angezeigt bekam, der mit ENTER eingefügt werden konnte. Diese Möglichkeit funktioniert in Word 2010 NICHT, wenn ich den Schnellbaustein als „Built in Block“ (wie empfohlen) abspeichere, sondern nur, wenn der Schnellbaustein in der Normal.dotm abgespeichert ist. Bei vielen Schnellbausteinen wird die Normal.dotm offensichtlich so umfangreich, dass das Öffnen eines Dokumentes unangemessen lange Zeit braucht. Gibt es dafür eine Lösung?
Vielen Dank und eine schöne Vorweihnachtszeit!
Helga
Man muss leider sagen, dass dieser „einfache“ Zugriff durch Mausklick ins Menüband bzw. aufs Vorschaubild, um Autotexte u. ä. abzurufen, total an den Bedürfnissen blinder und sehbehinderter User vorbeigeht. Aber nun ja, das ist ja nur eine kleine Gruppe, die dann eben hinten runterfällt. Bauernopfer, oder wie?
@Renate Fuchs: Dein Kommentar ist zwar schon eine Weile her, aber ich muss Dir unbedingt beipflichten! Schade nur, dass es auch auf Microsoft Seiten seit Jahren diese Kommentare gibt und niemand etwas ändert!?
Die Textbaustein-Navigation über Visuelle (sehr kleine) Hinweisreize ist absoluter *sorry* Schwachsinn. Dass man die Textbausteine nur in einer Ebene hierarchisch verschachteln kann EBENFALLS!
Hier wird am Kunden vorbei gearbeitet.