Aufbau Dokumentenmanagementsystem

Der Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Dokumentenmangementsystem ist weit mehr als nur ein weiteres Software-System, dass in einem Unternehmen eingesetzt wird. Wird ein Dokumentenmanagementsystem - wenn richtig eingesetzt - ist es das Zentrum der Informationsströme im Unternehmen.

Zur Hauptaufgabe eines Dokumentenmanagementsystems gehört es, die Dokumente (Textdokumente, Zeichnungen, Bilder, AV-Medien etc.) und die dazu gehörenden, beschreibenden Informationen (Metadaten) zentral zu speichern und den Mitarbeitern - je nach Befugnis - zugänglich zu machen. Ein Dokument und seine Metadaten bilden dabei eine Einheit. Diese Einheit nennt man auch Asset. Entweder werden Dokument und Metadaten zusammen in einer Datenbank gespeichert oder es werden nur die Metadaten in der Datenbank gespeichert und das dazugehörige Dokument wird im Filesystem abgelegt und referenziert.

Den Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems, bzw. ein möglicher Aufbau eines DMS zeigt das unten stehende Schaubild.

Grafik: Komponenten und Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems

 

Daneben bildet das Dokumentenmanagementsystem auch die Prozesse ab, die mit der Bearbeitung der Dokumente verbunden sind und regelt die Ausführung über die Workflowsteuerung. Dieser Teil kann auch von einem eigenständigen Worflowmanagementsystem unterstüzt bzw. übernommen werden.

Durch ein Zugriffsberechtigungssystem - in der Regel auf Benutzerebene, besser aber zusätzlich auf Gruppen- bzw. Rollenebene - wird festgelegt, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente und welche Prozesse Zugriff hat. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme erfordern heutzutage nicht mehr das manuelle Anlegen der Benutzer. In der Regel können die Benutzer und deren Rechte aus vorhanden LDAP-Verzeichnissen bzw. Active Directories übernommen werden.

Eine Versionssteuerung sorgt dafür, dass mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt wird. Auf diese Weise gehen Änderungen nicht verloren gehen, sondern sind im nachhinein nachvollziehbar. Für einige Unternehmen ist diese Rückverfolgbarkeit sehr wichtig. Zum Beispiel Unternehmen aus der Luft- und Raumfahrt, die durch die DIN EN 9100:2003 Anforderungen an Qualitätsmanagement-Systeme in der Luft- und Raumfahrt besondere Anforderungen bezüglich der Rückverfolgbarkeit von Teilen und Prozessen erfüllen müssen.

Die Inhalte des Dokumentenmanagementsystem werden entweder automatisch aus anderen Systemen übernommen, wie zum Beispiel einer digitalen Poststelle oder ERP- oder FIBU-Systemen oder aber sie werden per Hand von einem Mitarbeiter eingegeben, der das Dokument zuvor auf seinem Rechner mit einem Anwendungsprogamm erstellt hat.

Dokumente, die einen finalen Staus erreicht haben, werden archiviert. Manche Dokumentenmanagemensysteme haben eine eigene Archivkomponente, die meisten DMS allerdings nicht, da richtige Archivierung ebenso komplex ist, wie richtiges Dokumentenmanagement. Siehe dazu auch die Information im Bereich Archivierung.

Kontaktieren Sie mich, wenn Sie Beratung bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) benötigen. Ich begeleite Sie von der ersten Vorüberlegung und Machbarkeitsstudie bis zur Einführung in den laufenden Betrieb.