Comprendre l’interaction des processus, non seulement au sein mais aussi au-delà des frontières de l’organisation, est essentiel pour identifier ceux qui contribuent à l’atteinte des buts stratégiques, et donc identifier ceux qui doivent être améliorés.
Comprendre comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui et évaluer son niveau actuel de performance est nécessaire avant toute conception de changement.
Grâce à la cartographie du moment présent, il sera possible d’analyser les défaillances, les retards ou autres lacunes des processus et concevoir des améliorations en ligne avec les objectifs opérationnels.
La préparation de la transition vers l’état futur est primordiale. Les changements doivent être planifiés de façon précise, tant sur les actions à mettre en place que les coûts et les bénéfices attendus. En s’appuyant sur les modèles de processus cibles, les changements peuvent être structurés sous plusieurs angles : organisationnel, opérationnel et technologique.
A cela s’ajoute la partie essentielle pour garantir la réussite du projet : une préparation minutieuse de la transition des personnes.
La mise en oeuvre des changements peut se faire avec ou sans l’aide des technologies et logiciels BPMS. Dans les deux cas, les plans de transition vers l’état futur définis à la phase précédente sont exécutés et pilotés à l’aide des pratiques classiques de gestion de projet, avec une attention particulière sur le respect des personnes impliquées.
A la fin de la mise en oeuvre, il est essentiel d’évaluer le résultat par rapport aux bénéfices attendus. Il s‘agit de vérifier si les changements apportés ont permis d’améliorer la performance de l’entreprise et donc d’aligner les processus sur la stratégie.
Un changement de stratégie ou un évènement imprévu peuvent affecter les performances des processus. Celles-ci doivent donc être surveillées en continu. Si les objectifs ne sont plus atteints, il est nécessaire de retourner à la phase 1 afin de mettre en place des nouveaux changements.