Grundregeln der Beschaffungspolitik nach ISO 9000

Dipl.-Ing. Wirtsch.-Ing. Rainer Budde

Das folgende Beispiel mag als Hilfe bei der „Zielformulierung unter ISO-Gesichtspunkten“ dienen.

ISO 9000 verlangt eine exakte Definition der einzelnen Funktionen unter führungstechnischen Gesichtspunkten. Das gilt auch für die gesamte Beschaffung. Die Grundsätze der Beschaffung sind für jeden Mitarbeiter im Einkauf beispielhaft niederzulegen und durch eine Grundsatzerklärung abzurunden, die von jedem Mitarbeiter im Beschaffungsbereich abgezeichnet werden sollte.

Doch zunächst der wichtige Text für die Beschaffung:

Die Beschaffung ist dafür verantwortlich, Materialien, Produkte aller Art und Dienstleistungen für Kunden, Produkte zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft mit dem Ziel der Kostenminimierung und Erhöhung des Return on Investment weltweit zu beschaffen.

Diese Leitlinien sind für alle Mitarbeiter des Unternehmens verbindlich und Maßstab für alle Aktivitäten, die mit Lieferanten abgewickelt werden.

Wir wissen, daß Einkaufen und Beschaffungsmarketing unternehmerische Funktionen sind, die den Beschaffungsmarkt in den Mittelpunkt aller Überlegungen stellen.

Die Tätigkeit ist durch folgende Leitlinien gekennzeichnet:

Nachfolgend beispielhaft Texte und Grundsätze als Anregung aus einer ISO- 9000-Regelung für die Qualitätssicherung der Produkte, die unmittelbaren Einfluß auf die Beschaffung haben:

Daraus ableitend:

í

Diese Regelung wäre mit den allgemeinen Führungsregeln des Unternehmens zu ergänzen. Das folgende Beispiel aus dem praktischen Beratungsalltag der ISO-9000- Umsetzung mag als Leitweg dienen:

Obwohl in vielen Betrieben die Zertifizierung angestrebt wird oder das Zertifikat nach DIN ISO EN 9001 schon vorliegt, hält so manches „Qualitätshandbuch“ objektiven Organisationsprüfungen nicht stand. Das ist erstaunlich, wenn bedacht wird, daß schließlich irgendeine Prüfinstanz den Segen erteilt hat. Aber zwischen Anspruch und Realität besteht noch manche Lücke.

Deshalb soll an Hand eines Beispiels die Grundform und der Aufbau eines Beschaffungshandbuches aufgezeigt werden. Der Einkauf benötigt ein Regelwerk, in dem in knapper und fundamentaler Weise die prüfbaren Organisationsregeln niedergelegt sind.

Wenn man interne Arbeitsabläufe einmal kritisch untersucht, wird man – trotz integrierter Datenverarbeitung – eine Vielzahl von Schwachstellen entdecken. Das trifft auf das Formularwesen zu, geht über den Problemkreis der gesamten Abwicklung bis hin zu den warenbezogenen Qualitätssicherungen. Und das trotz ISO-Zertifikat (oder erst recht bei noch nicht erfolgter Zertifizierung). Festzustellen bleibt: je komplexer die ISO-Beschreibung, desto höher ist der Pflegeaufwand, desto größer ist die Abweichung der Abläufe von den Vorgaben. Was soll also im Beschaffungshandbuch stehen, und wie wäre der beschreibende Aufbau bei Wertung der Norm?

Für das Beschaffungshandbuch nach DIN ISO EN 9001 könnte folgender Rahmen als Muster gelten (Abb.1). Aufbauend auf dem QS-Handbuch, das für das gesamte Unternehmen gilt, wird ein Teil sich nur mit dem Beschaffungsbereich auseinandersetzen. Hier wäre es sinnvoll, in knapper und eindeutiger Form den gesamten Arbeitsbereich der Beschaffung zu spiegeln. Ein Teil des Handbuches könnte sich mit den Bereichen Beschaffungsmarktforschung, Einkaufsabwicklung und Wareneingang auseinandersetzen, ein anderer Teil mit den gesamten warenbezogenen Qualitätssicherungen und Auditierungen.

Sind in den Funktionsablauf des Einkaufs auch Analysewerkzeuge eingebunden, die zu strategischen Zwecken verwendet werden, dann gehören sie zwar nicht zum QS-Umfang, aber es bietet sich an, die Abläufe zu dokumentieren, das Verfahren (z.B. Portfolioanalysen, Szenariotechnik u.a.) zu skizzieren. Alle Beschreibungen sind der Norm entsprechend im Aufbau gleich zu gestalten (Abb. 2).

Der Teil 1 des Beschaffungshandbuches könnte folgende Bereiche abhandeln:

–Grundsätze der Beschaffungspolitik als Kernaussagen,

–Grundsatzerklärung des Managements zur Beschaffungspolitik,

–Aufgaben und Verantwortlichkeiten (Stellenbeschreibungen, Personalprofil und Kompetenzen),

–Regeln zum Beschaffungsmarketing mit Formularsatz und Sourcing-Strategien, Supply-Management-Aufbau,

–Ablauf für das Einholen von Preisanfragen, Formularsatz für Preisarbeit und partieller Preisvergleich, Selbstbeurteilungsbogen durch den Lieferanten, Logik der Multifaktorenanalyse für die Beurteilungen,

–Ablauf für Standardprodukte mit Berichtswesen,

–Ablauf für Sonderprodukte mit Berichtswesen,

–Verfahren zur Lieferantenauswahl und -Bewertung,

–Richtlinien für Konditionsverhandlungen,

–Qualitätssicherungsvereinbarungen mit Lieferanten,

–Richtlinien für die Rechnungsprüfung, Gutschriftsausgleich usw.,

–Basen für die Verhandlungsdurchführung und Dokumentation der Ergebnisse, Checklisten,

–Rechenwerk für Eigenfertigung und/oder Fremdbezug,

–Richtlinien für das Beschaffungscontrolling mit Reaktionspegeln/Kennzahlen,

–Benchmarkingstrategie, wenn für interne Auditierungen sinnvoll und zur QS-Sicherung/-Verbesserung denkbar.

In Teil 2 des Handbuches wären die Ablauffunktionen der warenbezogenen Qualitätssicherung und der Auditierungen einbringbar; Beispiel:

–Beschreibung des Wareneingangs und die Qualitätsprüfungen mit Formularen,

–Beschreibung des Verfahrens zur Erstmusterprüfung,

–Behandlung fehlerhafter Produkte,

–notwendige Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zur Behandlung fehlerhafter Produkte,

–Durchführung interner Systemaudits mit Auditcheckliste und einer Multifaktorenanalyse,

–Durchführung externer Lieferantenaudits mit Checkliste und Multifaktorenprofil,

–Regeln zur Durchführung eigener Produktaudits,

–Regeln und Durchführungsanweisung von Umweltaudits nach DIN EN ISO 9001/45012.

Sollte man sich entschließen, alle Arbeitshilfen, Formulare und Werkzeuge aus organisatorischen Gründen in einer Extramappe zusammenzufassen, wären folgende Inhalte in einem Teil 3 sinnvoll:

–Allgemeine Checklisten,

–Einkaufsberichtswesen,

–Messetechnik,

–Anfragewesen,

–Führungstechnik,

–Einkaufsabwicklung,

–Qualitätssicherung,

–Anwendungsleitfaden zur Durchführung von Wertanalysen,

–Anwendungsleitfaden zur Entwicklung von Lieferantenportfolios,

–Anwendungsleitfaden zur strategischen Szenariotechnik,

–Zusammenfassung aller Vertragsmuster und Regeln zur Verhandlungsführung.

Aus Sicht der Pflege des Berichtswesens wäre die Mappe 3 zu empfehlen. Die drei Teile des Beschaffungshandbuches sind leicht in drei schmalen DIN-A4-Ordnern übersichtlich unterzubringen. Kein unnötiger Aufwand ist damit verbunden. Und: Jeder kann sich rasch in die verschiedenen Arbeitsfolgen eindenken.

So aufgebaut, hat man ein wertvolles Regelwerk für die Beschaffung in der Hand und alle Regeln der Norm erfüllt.

•Unsere Produkte müssen immer zur vereinbarten Zeit am vereinbarten Ort geliefert werden.

•Wir stellen immer die von unseren Kunden geforderte Qualität sicher. Dadurch sollen unsere Produkte zu jeder Zeit auf allen Märkten als Qualitätsprodukte aufgefaßt werden. Dies gilt sowohl für die Produkte, die wir selber produzieren, als auch für Produkte, die wir von Unterlieferanten beziehen.

•Als Basis für die Entwicklung eines neuen Produktes erarbeiten wir eine Grundspezifikation, die die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden so genau wie möglich beschreibt.

•Wir informieren unsere Kunden über unsere Produkte und deren korrekte Anwendung. Wir warnen vor verkehrter Anwendung, die zu Schäden führen kann. Unsere Produkte dürfen bei normalem Gebrauch unter keinen Umständen eine Gefahr für Benutzer oder deren Umgebung verursachen.

•Wir gewährleisten jederzeit und in allen Abläufen unseres Unternehmens umweltgerechtes Verhalten und Handeln.

•Wir beheben eventuelle Fehler und Mängel unserer Produkte so schnell wie möglich mit den geringsten Unannehmlichkeiten für den Kunden.

•Wir sind motiviert, ständig die Qualität unserer Produkte, unserer Dienstleistungen sowie aller Ablaufprozesse zu verbessern.

•Wir gewährleisten, daß die Produktionsorganisation ständig eine fehlerfreie Erstproduktion ermöglicht, die keine Nachbesserung notwendig macht. Jeder Mitarbeiter muß in der Lage sein, die Qualität seiner Arbeit selber zu prüfen und zu dokumentieren.

•Wir erzeugen durch enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten eine fortlaufende Qualitätsverbesserung der gelieferten Waren. Diese Zusammenarbeit mit unseren Hauptlieferanten ermöglicht es uns, die Waren nur stichprobenartig kontrollieren zu müssen.

•Wir verwenden Datenerfassung und statistische Prozeßsteuerung als aktives Steuerungswerkzeug, wo es technisch und wirtschaftlich gerechtfertigt ist, um die Herstellung fehlerhafter Produkte zu vermeiden.

Liefertreue: Wir sichern ab, daß unsere Produkte immer zur vereinbarten Zeit am vereinbarten Ort geliefert werden.

Produktqualität: Wir stellen immer die von unseren Kunden geforderte Qualität sicher. Dies gilt sowohl für Produkte, die wir selbst erzeugen, als auch für Produkte, die wir auf den Weltmärkten kaufen oder von Unterlieferanten beziehen.

Produktspezifikation: Wir erarbeiten gemeinsam mit unseren Kunden und Mitarbeitern Grundspezifikationen, damit die Bedürfnisse und Erwartungen unserer Kunden so genau wie möglich erfüllt werden.

Umwelt: Wir gewährleisten jederzeit und in allen Abläufen unseres Unternehmens umweltgerechtes Verhalten und Handeln.

Reklamationen: Wir sorgen für 0-Fehler-Qualitäten. Treten Fehler auf, dann reagieren wir unkonventionell, damit für unsere Kunden keine Unannehmlichkeiten entstehen.

Ständige Verbesserungen: Wir sind hochmotiviert, ständig unsere Dienstleistungen und die Qualität unserer Produkte sowie aller Ablaufprozesse zu verbessern.

Lieferantenbeziehungen: Wir erzeugen durch enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten eine fortlaufende Qualitätsverbesserung der gelieferten Produkte. Diese Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten ermöglicht es uns, alle eingekauften Produkte oder Dienstleistungen nur stichprobenartig kontrollieren zu müssen.

Statistik: Wir verwenden die Datenverarbeitung als aktives Steuerungsinstrument wo es technisch und wirtschaftlich gerechtfertigt ist.

–Wie schaffen wir Vertrauen durch sympathische Darstellung der Firma und aller Mitarbeiter!

–Wir achten die Würde und Persönlichkeit unserer Mitarbeiter.

–Wir führen regelmäßig themenbezogene Gesprächsrunden durch.

–Wir denken und handeln unternehmerisch und kostenbewußt.

–Wir loben unsere Mitarbeiter bei guter Leistung und fördern sie mit konstruktiver Kritik.

–Wir vereinbaren klare und erreichbare Ziele und verfolgen ihre Umsetzung.

–Wir beziehen das Erfahrungspotential unserer Mitarbeiter in unsere Arbeit ein.

–Wir hören unseren Mitarbeitern zu und reden mit ihnen ehrlich und klar.

–Wir fördern die teamorientierte Arbeit unserer Mitarbeiter.